ສາເຫດເລິກໆ ທີ່ຫົວໜ້າມັກສັ່ງມື້ນີ້ ຂໍມື້ແລງ
ເຊື່ອວ່າຫຼາຍຄົນທີ່ໄດ້ເຂົ້າສູ່ວົງໂຄຈອນຂອງການເຮັດວຽກ ເຄີຍປະສົບບັນຫານີ້ ທັງໃນມູມຂອງພະນັກງານທີ່ໄດ້ຮັບແຕ່ວຽກດ່ວນທຸກມື້ ຫຼື ຈະເປັນໃນມູມຂອງເຈົ້າຂອງທຸລະກິດທີ່ລູກຄ້າຂໍສັ່ງວຽກແບບຈານດ່ວນປະຈຳ. ບັນຫາເຫຼົ່ານີ້ບາງເທື່ອບໍ່ແມ່ນຍ້ອນວ່າ “ຈັດການບໍລິຫານເວລາບໍ່ດີ”, ແຕ່ມັນອາດມາຈາກ ບັນຫາຂອງລະບົບຄວາມຄິດ ແລະ ວັດທະນະທຳການເຮັດວຽກທີ່ມັກເລີ່ມຈາກ “ມຸມຂອງຜູ້ສັ່ງວຽກ” ຕັ້ງແຕ່ຕົ້ນນ້ຳຈົນປາຍນ້ຳ.
“ທຸກວຽກຄືງານດ່ວນ”
“ວຽກທີ່ວາງແຜນໄວ້ຢ່າງດີ ຖືກເລື່ອນແບບບໍ່ມີກຳນົດ ເພາະງານດ່ວນຂໍແຊງຄິວ”
“ທີມບໍ່ມີເວລາວາງແຜນເລີຍ ໄດ້ແຕ່ລໍຖ້າແກ້ໄຂບັນຫາສະເພາະໜ້າແຕ່ລະມື້”
ສຳລັບຜູ້ຂຽນເອງກໍຜ່ານທັງການເປັນພະນັກງານ, ການເປັນຫົວໜ້າ ແລະ ການເປັນຜູ້ປະກອບການ, ປະຕິເສດບໍ່ໄດ້ວ່າ ເຄີຍປະສົບເຫດການ “ວຽກດ່ວນ” ທັງໃນມູມທີ່ເປັນ ”ຜູ້ຮັບວຽກດ່ວນມາເຮັດ” ຈົນລື້ງ ແລະ “ຜູ້ສັ່ງວຽກດ່ວນອອກໄປ” ຈົນທີມງານເຮັດນຳບໍ່ທັນ. ບົດຄວາມນີ້, ຈຶ່ງຢາກຂຽນທົບທວນ, ສັ່ງຊາຈຸດຕ່າງໆ ເພື່ອເປັນບົດຮຽນໃຫ້ກັບຕົນເອງ ແລະ ອາດເປັນປະໂຫຍດໃຫ້ກັບຄົນເຮັດວຽກອີກຫຼາຍຄົນ ໄປປັບໃຊ້ກັບໜ້າງານຂອງໃຜລາວ.
ເປັນຫຍັງຫຼາຍຄົນຈຶ່ງຢາກເອົາແຕ່ງານດ່ວນ, ຍ້ອນຫຍັງ?
- ຫົວໜ້າຫຼາຍຄົນຢູ່ໃນໂໝດການເຮັດວຽກທີ່ເອີ້ນໄດ້ວ່າ “ການຕອບສະໜອງກັບສິ່ງທີ່ຢູ່ຕໍ່ໜ້າ” ແຕ່ບໍ່ແມ່ນ ໂໝດຂອງ “ການວາງແຜນ” (Reactive Mindset > Strategic Mindset). ສາເຫດອັນໜຶ່ງມາຈາກການຖືກເຝິກໃຫ້ ເກັ່ງຕອນເຫດການສຸກເສີນ, ແກ້ບັນຫາໄດ້ໄວ, ມັກຈະຖືກຍ້ອງຍໍເວລາທີ່ສາມາດແກ້ບັນຫາສະເພາະໜ້າໄດ້ໄວ, ແຕ່ບໍ່ໄດ້ຖືກເຝິກໃຫ້ສາມາດ “ອອກແບບລະບົບທີ່ປ້ອງກັນເພື່ອບໍ່ໃຫ້ເກີດບັນຫາ”. ກໍຄືແທນທີ່ຈະທຸ້ມພະລັງງານໄປທີ່ ການທີ່ຕ້ອງຕື່ນຕົວຢູ່ຕະຫຼອດເພື່ອກຽມ ”ແກ້ໄຂບັນຫາສະເພາະໜ້າ” ຈົນລືມຄິດເຖິງວິທີການທີ່ຮອບຄອບ, ການວາງແຜນ ທີ່ສາມາດ “ປ້ອງກັນຫຼື ຫຼຸດໂອກາດການເກີດບັນຫາ” ແທນ.
ຜົນລັບທີ່ໄດ້ກໍຄື “ການສັ່ງງານ = ດ່ວນ” ເພາະເຮັດໃຫ້ໂຕເອງຮູ້ສຶກວ່າ “ໂຕເອງມີຄວາມໝາຍ ມີຄຸນຄ່າເມືອມີບັນຫາເກີດຂຶ້ນ”. ຜົນເສຍຕາມມາກໍຄື: “ວຽກດ່ວນ” ກາຍເປັນມາດຕະຖານຂອງທຸກວຽກ, ມັກຖ້າໃຫ້ບັນຫາເກີດ ແລ້ວຈຶ່ງຕີງ.
ທຽບໃຫ້ເຫັນພາບອີກມຸມ ຫຼາຍຄົນບໍ່ຢາກຮັກສາສຸຂະພາບ, ເບິ່ງແຍງການກິນ ຫຼື ການອອກກຳລັງກາຍຂອງຕົນເອງ ເພາະມັນໃຊ້ເວລາ ແລະ ຕ້ອງມີວິໄນສູງ, ແຕ່ກັບໄປເລັ່ງແກ້ໄຂ ມາໃສ່ໃຈສະເພາະຕອນເຈັບເປັນແທນ. ສະນັ້ນ, ການປ້ອງກັນ ຍ່ອມດີກວ່າ ມານຳແກ້ໄຂຕາມຫຼັງສະເໝີ. - ການຂາດ “ລະບົບການວາງແຜນທີ່ຈິງຈັງ” ທີ່ທີມງານສາມາດມີສ່ວນຮ່ວມນຳກັນ. ຫຼາຍຄັ້ງທີ່ ຫົວໜ້າງານ ມັກຄິດພາບໃນຫົວ ແລ້ວສັ່ງງານໄປແບບປຶບປັບ, ແຕ່ທີມງານບໍ່ໄດ້ເຫັນພາບດຽວກັນນັ້ນນຳກັນ ບໍ່ທັນໄດ້ຕັ້ງໂຕວ່າຢາກເຮັດຫຍັງ, ຢາກໄດ້ຫຍັງກັນແທ້, ຂາດພາບລວມຂອງງານ, ຂາດລະບົບວາງແຜນທີ່ເປັນ Roadmap ຫຼື Project Timeline ທີ່ມີການລະບຸໄລຍະເວລາຊັດເຈນ ແລະ ເປັນໄປໄດ້. ວຽກແບບນີ້ ມັກຈະເຂົ້າໄປແຊກແຊງແຜນຂອງຄົນໃນທີມ. ຜົນເສຍຕາມມາກໍຄື: ເຮັດໄປດົນໆ ທີມກໍຈະເລີ່ມສັບສົນວ່າ ອັນໃດດ່ວນ+ສຳຄັນແທ້ ຫຼື ບໍ່ດ່ວນ = ບໍ່ສຳຄັນ?, ເຮັດໃຫ້ປະສິທິພາບຂອງການເຮັດວຽກຫຼຸດລົງ, ກຳລັງໃຈໃນການເຮັດວຽກກໍຈະຄ່ອຍໆ ຫາຍ.
- ວັດທະນະທຳອົງກອນ ທີ່ຊື່ນຊົມແຕ່ “ຄົນທີ່ເຮັດໄວ ເຮັດທັນ” ຫຼາຍກວ່າ “ຄົນທີ່ວາງແຜນ ຮອບຄອບ ກົງເວລາ”, ເຊິ່ງແນ່ນອນວ່າ ສຽງຂອງ “ຄົນທີ່ເຮັດງານດ່ວນເກັ່ງ” ມັກຈະສຽງດັງ (ເປັນທີ່ຈັບຕາ, ໂດດເດັ່ນ) ຫຼາຍກວ່າ ຄົນທີ່ຕັ້ງໃຈເຮັດວຽກຕາມແຜນຢ່າງຄ່ອງແຄ້ວ. ຫຼາຍຄັ້ງ ຫົວໜ້າເອງ ອາດຈະຮູ້ສຶກວ່າ “ຢາກສ້າງແຮງກົດດັນ” ໃຫ້ຄົນໃນທີມ ເພື່ອເປັນການເລັ່ງຜົນລັບໃຫ້ໄດ້ໄວໆ. ຈາກການທີ່ສັ່ງແຕ່ວຽກແບບກະທັນຫັນ ເພື່ອເບິ່ງວ່າໃຜເກັ່ງສຸດ, ຜົນເສຍຕາມມາກໍຄື: ທີມງານລື້ງເຄີບແຕ່ວຽກດ່ວນ, ເຮັດແບບລວກໆ, ບໍ່ໄດ້ຖືກເຝິກໃຫ້ຄິດໄລຍະຍາວ.
- ຂາດລະບົບໃຫ້ຄຳຕຳໜິ ຕິຊົມ ຫຼື ຂະບວນການທົບທວນ ຫຼັງຈົບວຽກ: ຫຼາຍຄັ້ງຈົບໂຄງການນີ້ ແລ້ວຕໍ່ໂຄງການໜ້າ ແບບບໍ່ໄດ້ຢຸດພັກຫາຍໃຈ ຫຼື ກັບມາທົບທວນສະທ້ອນມຸມມອງ ກັບທີມງານນຳກັນວ່າ: “ວຽກທີ່ຜ່ານໄປແລ້ວນັ້ນ ມັນມີໂຕໃດແດ່ທີ່ຊ້າ ແລ້ວມັນຊ້າດ້ວຍເຫດປັດໄຈໃດ?” ຄັ້ງຕໍ່ໄປເຮົາສາມາດຫຼີກລ່ຽງໄດ້ບໍ່, ເຮົາສາມາດຄວບຄຸມສະຖານະການນັ້ນໄດ້ຫຼືບໍ່ ຫຼື ມັນຢູ່ນອກການຄວບຄຸມຂອງເຮົາ (ເຊັ່ນ: ດິນຟ້າອາກາດ, ໄພພິບັດ, ໄຟຟ້າບໍ່ມາ, ນ້ຳປະປາບໍ່ໄຫຼ…) ຖ້າເປັນແບບນັ້ນອີກ, ເຮົາຈະມີການຮັບມືແນວໃດໄດ້ແດ່ໃນອະນາຄົດ? ຄຳຖາມເຫຼົ່ານີ້ ຈຳເປັນຕ້ອງໄດ້ສ່ອງແສງສູ່ກັນທັງຫົວໜ້າ ແລະ ຄົນໃນທີມ ໃຫ້ເຫັນພາບດຽວກັນ ກ່ອນຈະໄປລຸຍຕໍ່ໃນ “ເດດລາຍນ໌ – deadline” ຄັ້ງຕໍ່ໄປ.
ຄັນຊັ້ນ ຈະປັບແກ້ແນວໃດ, ຖ້າໂຕເຮົາເອງໄດ້ກາຍເປັນຄົນສັ່ງວຽກ?
ພໍຮູ້ສາເຫດກັນໄປແດ່ແລ້ວ ລອງມາເບິ່ງການແກ້ໄຂບັນຫານີ້ໄປພ້ອມກັນ. ກ່ອນອື່ນ, ໃນຖານະຫົວໜ້າກໍຕ້ອງຍອມຮັບກ່ອນວ່າ ມັນເປັນບັນຫາໃນໄລຍະຍາວແທ້ ແລະ ຈຳເປັນຕ້ອງໄດ້ປັບພຶດຕິກຳ, ປັບວັດທະນະທຳອົງກອນ. ໂດຍອາດຈະເລີ່ມຈາກການສື່ສານ, ທຳຄວາມເຂົ້າໃຈຮ່ວມກັນວ່າ “ພວກເຮົາຈະສະໜັບສະໜູນ ໃຫ້ມີການວາງແຜນຮ່ວມກັນ ຫຼາຍກວ່າການແກ້ໄຂສະເພາະໜ້າເປັນຄັ້ງຄາວໄປ”.
- ແກ້ບັນຫາ ວຽກທຸກຢ່າງດ່ວນໝົດ ໃຫ້ສາມາດແຍກອອກມາເປັນ ວຽກເລັ່ງ ແລະ ວຽກສ້າງ.
- ວຽກເລັ່ງ + ສຳຄັນ ຄືຖ້າບໍ່ເຮັດແມ່ນບໍ່ລອດ, ທຸລະກິດຢຸດ, ເກີດຄວາມເສຍຫາຍ.
- ວຽກສຳຄັນ + ບໍ່ດ່ວນ ຄືວຽກທີ່ເຮັດໃຫ້ເຕີບໂຕ, ທຸລະກິດຂະຫຍາຍ, ມີນະວັດຕະກຳ.
- ວຽກບໍ່ສຳຄັນ + ພັດວ່າດ່ວນ ຄືວຽກທີ່ຄວນພິຈາລະນາຄືນໃໝ່ ວ່າເຮັດໄປເຮັດຫຍັງ, ຄວນປະຕິເສດ ຫຼື ຫຼີກລ່ຽງການໃຊ້ຊັບພະຍາກອນ.
ຕົວຢ່າງ: ຫົວໜ້າບອກ ຢາກໄດ້ຮູຸບໂປຣໄຟລ໌ໃໝ່ມື້ແລງ ເພາະອັນເກົ່າຢາກວ່າໜ້າເບື່ອແລ້ວ. ທຸກຄົນຕ້ອງຢຸດທຸກວຽກທຸກຢ່າງ, ທັງວຽກຂອງລູກຄ້າ ແລະ ວຽກອື່ນໆ ໃນແຜນ, ເພື່ອມາອອກແບບ ສ້າງຮູບໂປຣໄຟລ໌ໃໝ່, ຂຽນຄຳຄົມຄັກໆ ພ້ອມປ່ຽນຮູບໃຫ້ທັນມື້ແລງ. ຫຼັງຈາກໄດ້ຮູບໂປຣໄຟລ໌ໃໝ່ ແລະ ອັບໂຫຼດໄປແລ້ວ, ເຮົາໄດ້ຫຍັງ? ທີມງານໄດ້ຫຍັງ? ລູກຄ້າໄດ້ຫຍັງ? ທຸກຢ່າງຖືກເລື່ອນໄປໜຶ່ງມື້ ກະທົບຕາຕະລາງງານທັງໝົດ, ມັນໄດ້ສ້າງຄຸນຄ່າຫຍັງໃຫ້ກັບທຸລະກິດ. - ວຽກບໍ່ສຳຄັນ + ບໍ່ດ່ວນ ຄືວຽກທີ່ຕ້ອງເຝິກປະຕິເສດໃຫ້ໄວ.
- ປະຍຸກໃຊ້ ລະບົບການຈັດຕາຕະລາງວຽກ ທີ່ທຸກຄົນເຫັນພາບນຳກັນ, ມີເປົ້າໝາຍດຽວກັນ ແລ້ວຍ່ອຍໜ້າວຽກຕ່າງໆ ລົງໄປໃນປະຕິທິນທີ່ທຸກຄົນເຫັນດີໃນຄວາມເປັນໄປໄດ້ໃນເລື່ອງເວລານຳກັນ.
- ລັອກເວລາໃສ່ປະຕິທິນໄວ້ ແຕ່ເຫິງໂລດວ່າແຕ່ລະມື້ຈະມີວຽກລາຍກັນໃດແດ່ ທີ່ເປັນ “ວຽກສຳຄັນ ແຕ່ບໍ່ດ່ວນ” ເພາະວຽກແບບນີ້ເຖິງວ່າບໍ່ຕ້ອງຟ້າວເຮັດ ແຕ່ມັນຈຳເປັນຕ້ອງມີຄວາມຄືບໜ້າ ເພື່ອບໍ່ໃຫ້ວຽກເລັ່ງດ່ວນເຂົ້າມາແຊກໄດ້ຕະຫຼອດ.
- ເຝິກສື່ສານແບບລ່ວງໜ້າ ເຊັ່ນ: ໃຫ້ລົມກັບທີມງານກ່ອນວ່າ ປີນີ້, ໄຕຣມາດນີ້ ຫຼື ຈໍ້ເຂົ້າມາອີກວ່າ ເດືອນນີ້ ຈະມີຫຍັງເກີດຂຶ້ນແດ່ ຫຼື ຖ້າມີໂຄງການໃໝ່ກຳລັງມີແນວໂນ້ມເຂົ້າມາ ກໍຄວນສື່ສານກ່ອນເປັນອາທິດສອງອາທິດ.
- ປະເມີນໂຕເອງຢູ່ເລື້ອຍໆ ທຸກອາທິດ ຫຼື ທຸກເດືອນ ວ່າມັນມີວຽກໃດແດ່ທີ່ເຮົາບອກທີມວ່າ “ດ່ວນ” ແລະ ມີໂຕໃດທີ່ມັນຟ້າວມາຈາກສາເຫດຍ້ອນໂຕເຮົາຊ້າເອງ, ກໍຕ້ອງຍອມຮັບ ແລະ ສື່ສານກັບທີມໂດຍກົງ (ຕ້ອງຫຼຸດອີໂກ້ຂອງຕົນເອງລົງແດ່).
- ໃຫ້ຄຸນຄ່າຄວາມສຳຄັນ ວຽກທີ່ບໍ່ດ່ວນ ແຕ່ຍືນຍົງ, ພວກວຽກການວາງລະບົບ, ວຽກພັດທະນາຄົນ. ສ້າງບັນຍາກາດ ສະພາບແວດລ້ອມຂອງບ່ອນເຮັດວຽກໃຫ້ມີສົມດຸນ, ມີຊ່ອງຫວ່າງໃຫ້ທີມງານໄດ້ມີເວລາຮຽນຮູ້ສິ່ງໃໝ່ໆ ນຳ.
ສະຫຼຸບ
ຫົວໜ້າທີ່ມັກສັ່ງວຽກດ່ວນຕະຫຼອດ ຫຼື ລູກຄ້າທີ່ຢາກໄດ້ແຕ່ວຽກທີ່ແລ້ວໄວໆ ອາດຈະ ບໍ່ຜິດໂດຍເຈດຕະນາ, ແຕ່ຖ້າບໍ່ສະທ້ອນຕົວເອງ ແລະ ລະບົບການເຮັດວຽກທີ່ເຮັດຢູ່, “ຄວາມດ່ວນ” ຈະກາຍເປັນມາດຕະຖານຖາວອນ ແລະ ມັນຈະຄ່ອຍໆ ກັດເຊາະ “ຄວາມສາມາດຂອງທີມ” ລວມໄປເຖິງ “ພະລັງໃຈໃນການເຮັດວຽກຂອງທີມ” ຢ່າງຊ້າໆ ໂດຍບໍ່ຮູ້ໂຕ ໃນຂະນະດຽວກັນທີມງານເວລາເຈິບັນຫາກໍຈະບໍ່ມີເວລາໄດ້ຄິດ ບໍ່ກ້າລາຍງານ ເພາະລາຍງານໄປ ມັນກໍໄປຕົກໃນກໍລະນີວຽກດ່ວນ ຢູ່ດີ.
ລອງຖາມໂຕເອງ ແລະ ໂອ້ລົມກັບທີມງານກັນເບິ່ງວ່າ ເຖິງເວລາແລ້ວຫຼືບໍ່ ທີ່ຈະສ້າງວັດທະນະທຳການເຮັດວຽກທີ່ “ທີມໄດ້ມີການວາງແຜນລ່ວງໜ້າຢ່າງຮອບຄອບ”. ເພາະວຽກທີ່ປະສົບຜົນສຳເລັດ, ທຸກຄົນໄດ້ເຕີບໂຕ ບໍ່ແມ່ນຍ້ອນເຮັດ “ວຽກດ່ວນ” ແຕ່ມາຈາກ “ແຜນວຽກທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ກຳລັງຄົນທີ່ພ້ອມ ຍ້ອນມີການກຽມຕົວລ່ວງໜ້າ”.
